人事档案作用大 3大途径帮你找档案

昆明信息港讯(都市时报记者 李瑞莹)说到人事档案,大家应该都不陌生——作为具有法律效用,同时记载着人生工作学习轨迹的重要依据,人事档案在我们的工作中十分重要。可是,由于个人不能自行保管档案,须由工作单位或是人才服务中心进行管理,不少学毕业之后就不知道自己的档案去了哪里。

最近换了工作的李小姐就碰到了这件烦心事。“因为刚刚换了工作,单位表示可以接收档案,我一下就懵了,因为我压根不知道自己的档案在哪里。”李小姐苦恼地说。

“我的人事档案在哪里,人事档案有什么用,如果找不到了该怎么办?”并不只是李小姐一个人的问题。事实上,平时看似无关紧要的档案,在个人职称申报、办理退休等相关手续时,都可能使用到。那么到底要怎么样来寻找自己的档案呢?

调查

多数受访者不关心档案在哪里

根据相关词条显示,人事档案是中国人事管理制度的一项重要特色,它是个人身份、学历、资历等方面的证据,与个人工资待遇、社会劳动保障、组织关系紧密挂钩,具有法律效用,是记载人生轨迹的重要依据。我国的人事档案的所有权属于国家,在现实管理当中,由国家通过法律或政策的规定,授权有关国家机关、国有企事业单位的档案室、有资格的人才流动服务机构、劳动部门等进行管理,所有权的一部分权能(占有权、使用权)发生暂时转移,但其所有权整体仍属于国家,并且在公民死亡后回归到国家手中。可以说,人事档案是一项重要的个人材料。

不过,自从大学毕业生不再包分配工作后,考取公务员、事业单位的编制员工和进入国企的,档案随着工作单位走;很多到民营企业、非公有制企业单位工作的大学生,工作单位不接收档案,个人又不能自己保管,档案一般都寄存在现工作单位所在地的人才服务中心或者户籍地人才服务中心。有的人甚至十多年、几十年都没想起过自己的档案。尤其是取消档案保管费后,很多人更是完全把自己的档案遗忘了,压根不关心自己的档案去了哪里。

“我的档案?不知道在哪里啊,可能在人才中心吧。”在走访中,当问及受访者是否知道档案在哪里时,不少受访者给出了这样的回答。

“我上次听说我档案的消息,是我大学毕业的时候,学校给了我一张通知单,把档案送到了省人才服务中心吧,后面我就再也没有管过了。”目前在一家民营企业从事文宣工作的张先生不确定地说。虽然对自己的档案去向不是很确定,但张先生似乎一点也不着急。“反正我们单位也不保管档案,而且我从毕业到现在换了几家单位了,都没有要求查阅我的档案,所以我也就对档案不太上心,以后等要用的时候再去找吧。”张先生说。

有像张先生这样想法的人不在少数,其中大多数人认为,目前不少单位在招聘时并不需要查看档案,所以档案等到需要的时候再去找就可以了。还有的受访者则直接认为,档案目前对购买保险、就业没有什么作用,因此他们并不关心档案的去向。

澄清 档案在职称申报、考公职、办退休时很重要

人事档案在工作、生活中,真的如部分受访者认为的那样“没什么作用”吗?作为昆明市主要的人事档案保管单位,昆明市人才服务中心的张老师对此进行了澄清。

“其实档案是非常重要的,我们也一直对托管人呼吁要重视档案的去向,完善自己的履历信息。”张老师介绍,人事档案除了是记录一个人的主要经历、面貌、品德作风等个人情况的文件材料外,也起着凭证、依据和参考的作用,在个人职称申报、办理退休等相关手续时,都可能使用到档案。

张老师特别提醒,档案对于要考公务员和事业单位的考生来说尤其重要。“在政审环节,部分单位就需要查阅个人档案,一旦找不到个人档案,在需要用的时候会非常被动。而且,个人档案也是退休核定中一个重要的参考因素”。

事实上,即使在发达国家,人事档案也并非无用,只是这些国家大多数已将纸质档案转化为网络档案。例如,美国通过类似于身份证号码的“社会保险号码”来建构公民档案,这个小小的号码包含着个人的信用记录、驾驶记录、司法记录等多方面内容。而且,这种档案具有明显的社会性,有关部门查阅起来非常方便,比如,司法部门可以通过这个“社会保险号码”调查每个人的司法记录。公民个人也可以通过特定的密码在网上进行查阅。

政策

3类人员档案可在市人才服务中心保管

张老师介绍: “目前,昆明市人才服务中心保管的流动人员档案近10万份,保管群体主要为3类。”

第一类是与市人才服务中心办理了单位委托人事代理手续,且在市级部门工商登记或组织机构代码登记的非公有制企业、社会组织等性质单位,及公开招考新进人员、具有法人资格的市级事业单位正式员工的档案保管;

第二类是昆明市区户籍的流动人员档案保管,具体包括昆明市区户籍的未就业高校毕业生及中专毕业生、自费出国留学及其他因私出国(境)人员、辞职辞退、取消录(聘)用或被开除的机关事业单位工作人员、与企事业单位解除或终止劳动(聘用)关系人员、外国企业常驻代表机构中方雇员、非公有制企业和社会组织聘用人员、自由职业或灵活就业人员、其他实行社会管理人员;

第三类是非昆明市区户籍且现工作单位在昆明市级部门工商登记备案或组织机构代码登记、类型为非公有制企业和社会组织等性质,并与单位签订正式劳动合同的人员。

“针对高校毕业生来说,学生从学校毕业之后,档案主要有3个去向,离校未就业的学生,档案一般会转回户籍所在地的公共就业和人才服务机构进行管理。如果离校就业的学生所在的单位具有档案管理权限,如机关事业单位、国企等,那么档案一般都会寄送至就业单位进行保管。如果离校就业的学生所在单位没有档案管理资质,那么一般是由户籍所在地或现工作单位所在地的公共就业和人才服务机构提供档案管理服务。”张老师说。

释疑 三大途径追溯档案去向

对于那些已经将档案遗忘了多年,现在想要找回档案的市民来说,什么样的方式最有效呢?对此,张老师根据以往的工作经验,为需要寻找档案的市民提供了3大途径。

“一般来说,档案是不会丢失的,只是不少市民在保管档案的过程中,因为各种因素遗忘了档案的保管所在地。在这种情况下,主要可以通过3种路径去寻找档案。”张老师介绍,在发现档案找不到的情况下,市民可以先从现在的工作单位开始查起,这类方式较为适合之前在机关或是事业单位工作、后期到民营企业工作的市民,通过这种方式回溯,能够尝试寻找到自己的档案。第二种方式是从毕业的学校开始查起,“高校毕业生可以及时向毕业学校的档案管理部门咨询档案转递接收单位的详细名称、转出日期、档案转递机要号、档案接收单位接收回执信息,一般就能查到档案的去向。”而第三种方式,张老师介绍,市民可以到户口所在地的公共就业和人才服务机构进行查询。

“此外,还是要提醒广大市民在查询到自己档案存放地的同时,也要注意个人就业后档案材料的完善,及时将符合归档范围的材料交档案保管机构归档,完善个人档案信息。”张老师说。

档案是什么

人事档案是记录一个人的主要经历、面貌、品德作风等个人情况的文件材料

档案的作用

在个人转正定级、职称申报以及开具考研、办理退休手续等相关证明时,都需要使用档案

提供保管档案服务的地方

机关事业单位、国企;各省市人才服务中心,各区、县人才服务中心及街道办等。

档案不能自行保存

档案保管费

已于2016年

全面取消收费

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